En cumplimiento del régimen de protección de datos personales (Ley 1266 de 2008, Ley 1581 de 2012, Decreto 1074 de 2015 y demás normas que los modifiquen, complementen o sustituyan), la empresa DELFOS DATA SAS establece su Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales en la organización.

1. OBJETIVO:

Establecer los criterios para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de los datos personales tratados por DELFOS DATA SAS.

2. ALCANCE:

Esta política aplica para toda la información personal registrada en las bases de datos de DELFOS DATA SAS, quien actúa en calidad de responsable del tratamiento de los datos personales.

3. OBLIGACIONES:

Esta política es de obligatorio y estricto cumplimiento para DELFOS DATA SAS.

4. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO:

• • Razón social: DELFOS DATA SAS

  • NIT: 901273371-7

  • Teléfono: (+57) 317 778 4938

  • Sitio web: https://www.delfosdata.com/

  • Correo electrónico: contacto@delfosdata.com

5. TRATAMIENTO Y FINALIDAD:

El tratamiento que realizará DELFOS DATA SAS con la información personal será el siguiente:

5.1 Tratamiento de datos personales de Empleados:

DELFOS DATA SAS recolecta los datos personales de sus Trabajadores los cuales son calificados por la compañía como de reserva, y solo serán revelados por la empresa con la expresa autorización del Titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.

Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los empleados de la empresa serán:

1. 1. Dar cumplimiento a las obligaciones que impone la ley laboral colombiana a los empleadores, o bien las órdenes que impartan las autoridades colombianas competentes.

   2. Emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato con la empresa.

   3. Cumplir con las obligaciones impuestas a la empresa como empleador, en relación con las normas de Seguridad y Salud Ocupacional, y el denominado Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).

   4. Gestionar las funciones desarrolladas por los trabajadores.

   5. Consultar memorandos o llamados de atención.

   6. Desarrollar y aplicar el proceso disciplinario.

   7. Contactar a familiares en casos de emergencia.

   8. Procesos de Nómina, pago y su contabilización.

   9. Reportes fiscales, judiciales y demás informes requeridos por las autoridades.

Los datos personales de los empleados y el personal en procesos de selección únicamente se encuentran disponibles para acceso y consulta por la Gerencia Administrativa, con la finalidad de administrar la relación contractual entre DELFOS DATA SAS y el empleado.

Terminada la relación laboral, DELFOS DATA SAS procederá a almacenar todos los datos personales que haya obtenido del proceso de selección y la documentación generada en desarrollo de la relación laboral, en un archivo central con acceso restringido, sometiendo en todo momento la información a medidas y niveles de seguridad adecuados, dado que la información laboral pueda contener datos de carácter sensible.

En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior a veinte (20) años contados a partir de la terminación de la relación laboral, o de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información.

5.2 Tratamiento de datos personales de Clientes:

DELFOS DATA SAS recolecta los datos personales de sus Clientes y los almacena en una base de datos la cual es calificada por la empresa como de reserva, y solo será revelada con la expresa autorización del Titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.

Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los Clientes de DELFOS DATA SAS serán:

1. 1. Realización de gestiones para las etapas precontractual, contractual y pos contractual

   2. Envío de invitaciones a eventos programados por la empresa.

   3. Corroborar cualquier requerimiento que se ocasione en desarrollo del contrato celebrado.

   4. Cumplir con el objeto del contrato celebrado.

   5. Verificar casos en que se de incumplimiento de alguna de las partes.

   6. Vinculación en general de cada cliente.

   7. Realizar actividades de fidelización de clientes y operaciones de marketing.

   8. Información sobre la oferta de productos de la empresa.

En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al tiempo que dure la relación del cliente con la empresa, y el tiempo adicional que se requiera de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información.

5.3 Tratamiento de datos personales de Prospectos:

DELFOS DATA SAS recolecta datos personales de participantes en encuestas practicadas con fines estadísticos y mercantiles, con los cuales busca encontrar o establecer estrategias de mercadeo para sus prospectos.

Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales contenidos en las encuestas de participantes que realiza DELFOS DATA SAS serán:

1. 1. Recolectar Información que permita implementar campañas de mercadeo.

   2. Análisis de la información recolectada que permita la implementación de estadísticas comerciales.

   3. Analizar el perfil de personas jurídicas o naturales en el desarrollo de procesos comerciales.

En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al tiempo que dure la relación laboral con el empleado y de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información.

5.4 Tratamiento de datos personales de Proveedores y contratistas:

DELFOS DATA SAS recolecta los datos personales de sus Proveedores y contratistas y los almacena en una base de datos la cual, aunque se compone en su mayoría de datos públicos, es calificada por la compañía como de reserva, y que en el caso de datos privados, solo los revelará por la empresa con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.

Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los Proveedores y contratistas de DELFOS DATA SAS serán:

1. 1. Envío de invitaciones a contratar y realización de gestiones para las etapas precontractual, contractual y poscontractual.

   2. Creación del registro contable como proveedor de la empresa.

   3. Procesos de pago y su respectiva contabilización.

   4. Solicitud, custodia de reportes de seguridad social requeridos para procesar el pago.

   5. Reportes judiciales, fiscales y demás

Las demás establecidas específicamente en las autorizaciones que sean otorgadas por los propios proveedores y contratistas.

5.5 Tratamiento de datos personales del Sitio Web:

DELFOS DATA SAS recolecta datos de sus clientes, terceros y prospectos a través de su sitio web y redes sociales los almacena en una base de datos la cual es calificada por la compañía como de reserva, y solo será revelada con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.

Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales recolectados en el sitio web de DELFOS DATA SAS serán:

1. 1. Publicidad y prospección comercial de los diferentes productos y servicios ofrecidos por la empresa.

   2. Recolectar la información a través de la sección contáctenos.

   3. Dar atención a todos los requerimientos y solicitudes realizadas por terceros a través del sitio web.

En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al pactado con el cliente o tercero a través de una autorización para usar sus datos personales contado a partir de su recolección de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información.

6. DERECHOS DE LOS TITULARES

Los Titulares de datos personales gozarán de los siguientes derechos, y de aquellos que les otorgue la ley:

• • (i) Acceder de forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento.

  • (ii) Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.

  • (iii) Solicitar prueba de la autorización otorgada.

  • (iv) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente.

  • (v) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos.

  • (vi) Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes.

7. ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

La Gerencia Administrativa es la dependencia que tiene a cargo dar trámite a las solicitudes de los titulares para hacer efectivos sus derechos.

La comunicación podrá ser enviada al siguiente correo electrónico: contacto@delfosdata.com

8. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE HABEAS DATA

En cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales, DELFOS DATA SAS presenta el procedimiento y requisitos mínimos para el ejercicio de sus derechos:

Para la radicación y atención de su solicitud le solicitamos suministrar la siguiente información:

• • Nombre completo y apellidos

  • Datos de contacto (Dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto),

  • Medios para recibir respuesta a su solicitud,

  • Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información)

  • Firma (si aplica) y número de identificación.

El término máximo previsto por la ley para resolver su reclamación es de quince (15) días hábiles, contado a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, DELFOS DATA SAS informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Una vez cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación, podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio –Delegatura para la Protección de Datos Personales-.

9. VIGENCIA

La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir del 10 de abril de 2019.

Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política. Una vez se cumpla(n) esa(s) finalidad(es) y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, sus datos serán eliminados de nuestras bases de datos.